Cómo administrar el horario de tu experiencia a la perfección

Consejos para ajustar la logística para los viajeros.
Por Airbnb el 13 de sep. de 2018
Lectura de 4 min
Última actualización 27 de ago. de 2021

Lo más destacado

  • A los participantes les gusta que las experiencias estén bien organizadas.

  • Planifica bien el orden de las actividades y cómo vas a pasar de una a otra.

  • Informa a los participantes del tiempo que va a durar cada actividad.

  • Avisa a los participantes cuando quede poco tiempo para que finalice cada actividad.

  • Elige un punto de encuentro que sea fácil de localizar y haz todo lo posible para ayudar a los viajeros a encontrarlo.

Por muy gratificante que sea organizar una experiencia, a veces la logística puede suponer todo un reto. Un anfitrión prácticamente tiene que hacer malabarismos para que todo salga bien: gestionar el tiempo, controlar la dinámica del grupo, atender las necesidades particulares de cada participante, afrontar los imprevistos, desarrollar la actividad con profesionalidad… y todo ello sin perder la sonrisa. Por estas y otras razones, organizar una experiencia puede resultar muy complicado, pero también increíblemente gratificante.

En este artículo explicamos algunos consejos para programar y planificar las experiencias, basados en los comentarios de los asistentes y en lo que nos han contado los anfitriones de éxito.

Planificar el orden de las actividades

Los viajeros valoran que las experiencias se hayan planificado punto por punto. Plantéate crear un desarrollo a modo de narración (con introducción, nudo y desenlace). Cuando las cosas siguen un orden lógico, los participantes disfrutan de una experiencia más grata. El anfitrión da una impresión organizada y profesional y le será más fácil repetir la experiencia con precisión. Por su parte, los asistentes recordarán mejor lo vivido.

Planifica el desarrollo correcto teniendo en cuenta el orden de las actividades y la transición entre sus diferentes partes. Por ejemplo, ¿cuántos sitios vais a visitar? ¿El orden del recorrido tiene sentido? ¿Cómo mantendrás el interés de los viajeros durante los desplazamientos de un lugar a otro?

A muchos anfitriones les ha resultado útil planificar el orden de las actividades de la experiencia con una estructura en 5 fases:

  1. Antes: comunícate con los viajeros antes de que lleguen a la experiencia.
  2. Presentación: cuando los participantes lleguen, procura que su primera impresión sea positiva.
  3. Actividad: imparte la actividad de la experiencia de tal forma que supere las expectativas de los participantes.
  4. Conclusión: concluye la experiencia de la mejor forma posible.
  5. Después: ponte en contacto con los participantes después de la experiencia para darles las gracias, contarles cuáles han sido tus momentos favoritos y animarles a dejar una evaluación.

Gestionar el tiempo

Gestionar los tiempos de las experiencias puede ser un arte difícil de dominar. Implica ser consciente del tiempo a la vez que vives el momento y te muestras flexible en caso necesario.

Puede ser difícil mantener el ritmo cuando hay muchos factores en juego, como participantes que llegan tarde o retrasos en el transporte, o si tienes un grupo curioso que hace más preguntas de lo habitual.

A continuación, te ofrecemos algunos consejos que te ayudarán a estar pendiente de la hora sin dejarte dominar por el reloj:

  1. Haz un simulacro con amigos o familiares para tener una referencia de cuánto puede tardar cada actividad o sección de la experiencia. Esta lista de comprobación te ayudará a preparar con éxito una experiencia de prueba.
  2. Cuando guíes a los participantes durante la experiencia, avísales del tiempo que vais a dedicar a cada actividad («Estaremos aquí 20 minutos y luego nos dirigiremos a la siguiente parada») y adviérteles cuando quede poco tiempo para cambiar de actividad («¡En 5 minutos nos vamos!») para que a nadie le pille por sorpresa.
  3. Haz planes flexibles y calcula un tiempo de margen por si algo se alarga más de lo esperado. Si te sobra tiempo, ten previstos temas de conversación o miniactividades que puedas incluir fácilmente.

Solucionar problemas de transporte y ubicación

Tanto los anfitriones como los viajeros nos han comentado que uno de los problemas principales es reunir a todo el mundo en el punto de encuentro para empezar la experiencia a tiempo. Hay muchas formas de abordar este problema.

Pregúntate si a alguien que viene de fuera de la ciudad le resultará fácil encontrar el sitio donde habéis quedado. ¿Está en un lugar sin grandes aglomeraciones de gente? Cuando ya tengas el punto de encuentro perfecto, te sugerimos lo siguiente:

  • Indica a los asistentes algún monumento u otro punto de referencia que les ayude a localizar el sitio.
  • Lleva algún objeto o prenda de vestir fácilmente identificable para que sepan quién eres.
  • Facilítales instrucciones concretas y claras para llegar al sitio.
  • Envíales una foto del punto de encuentro a través del hilo de mensajes de Airbnb.

A continuación, ten en cuenta la hora del día a la que se desarrolla la experiencia. ¿Influirá en la puntualidad de los asistentes? Piensa en el tráfico o en los horarios del transporte público que los participantes deben tener en cuenta. Recuerda que puede ser la primera vez que visiten tu ciudad y quizá no sepan cómo funcionan las cosas o dónde se encuentra cada sitio.

La gente solía llegar tarde, pero me di cuenta de que el motivo era que yo estaba organizando la experiencia en hora punta y entre semana. Escribí un mensaje comentándolo y pidiendo a los viajeros que se planificaran con tiempo, y los retrasos disminuyeron un 70 %.
Dominique,
San Diego (California)

Esperamos que estos consejos te ayuden en tu trayectoria como anfitrión. Recuerda que cada persona tiene un estilo de organización propio, por lo que es importante que encuentres el que mejor te convenga y que, al mismo tiempo, garantice una experiencia positiva y de calidad a los asistentes.

Lo más destacado

  • A los participantes les gusta que las experiencias estén bien organizadas.

  • Planifica bien el orden de las actividades y cómo vas a pasar de una a otra.

  • Informa a los participantes del tiempo que va a durar cada actividad.

  • Avisa a los participantes cuando quede poco tiempo para que finalice cada actividad.

  • Elige un punto de encuentro que sea fácil de localizar y haz todo lo posible para ayudar a los viajeros a encontrarlo.

Airbnb
13 de sep. de 2018
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